Документооборот компании

Рост и развитие компании всегда обусловлено ростом, как входящей-исходящей корреспонденции, так и увеличением внутреннего документооборота. А значит в компании возникает потребность в фиксации информации по документообороту и контроль исполнения сотрудниками поручений связанных с тем или иным документом. И конечно, большим преимуществом станет то, что фиксация этих документов будет накапливаться в информационной базе по учету делопроизводства в компании.

Для решения этих задач, фирмой «1С» была создана удобная система по учету электронного документооборота, с относительно не высокой стоимостью типового продукта. Приведем пример стоимостных затрат на покупку типового продукта «1С: Документооборот 8 ПРОФ» в зависимости от количества пользователей, которые будут одновременно работать с системой:

→   до 6 пользователей:
       стоимость программы 30.000 руб.+ стоимость ключа на 5 пользователей 18.000руб.

→   до 11 пользователей:
       стоимость программы 30.000 руб.+ стоимость ключа на 10 пользователей 34.500руб.

→   до 21 пользователя:
       стоимость программы 30.000  руб.+ стоимость ключа на 20 пользователей 65.000руб.

Для того, чтобы нагляднее понять задачи решаемые системой обратимся к рисунку:

таким образом, основные возможности системы 1С: Документооборот 8 можно описать так:

• Системная регистрация входящих и исходящих документов;
• Возможность просмотра и редактирования документов;
• Централизованное хранение документов;
• Оперативный доступ к документам с учетом наборов прав пользователей;
• Контроль версий документов (система хранит историю работы над документом);
• Полнотекстовый поиск по документам анализирующий не только их название и ссылки, но и их содержание;
• Поддержка работы системы с документами любых типов: текстами, изображениями, офисными документами, видео- и аудиофайлами, архивами, документами систем проектирования, приложениями и т. д.;
• Коллективная работа групп пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения рабочих документов;
• Маршрутизация документов, позволяющая настраивать маршруты обработки документа по каждому виду в отдельности;
• Учет рабочего времени сотрудников и контроль исполнительской дисциплины.

Система обладает гибкостью в настройке маршрутов обработки документов, при этом в самом типовом решении коллективная работа с документами уже разветвлённо реализована в следующихбизнес-процессах:

• Регистрация документа: вначале рабочий документ попадает к секретарю для присвоения ему внутреннего регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
• Рассмотрение документа: вначале рабочий документ попадает на рассмотрение к руководителю организации и с его резолюцией возвращается к непосредственному автору данного документа.
• Ознакомление с документом: нужный документ, с помощью этого бизнес-процесса, рассылается всем пользователям системы по списку для ознакомления с ним группы заинтересованных лиц.
• Утверждение документа: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается потом к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Поручение: этот бизнес-процесса помогает выдавать поручения сотрудникам и в дальнейшем проверять их исполнение данных поручений.
• Исполнение: в этом случае, документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: документы, приложенные к такому бизнес-процессу, попадают на согласование всем указанным в нем респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или для отправки на повторное согласование.

Цикл обработки документов в системе «1С: Документооборот 8» можно описать следующим схематичным образом:

Тем самым, система «1С: Документооборот 8» позволяет в комплексе решать задачи по автоматизации учета внутренней и исходящей документации компании, взаимодействия персонала, контроля и анализа исполнительской дисциплины сотрудников организации.

Система «1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может успешно использоваться как на коммерческих предприятиях, так и в бюджетном секторе, причем вне зависимости имеет ли предприятие распределенную холдинговую структуру с большим количеством пользователей или же это небольшая компания. За счет своей универсальности, эта программа легко может быть адаптирована и настроена под специфику конкретной организации. За счет внедрения на предприятии системы «1С: Документооборот 8» руководство компании решит ряд таких задач, как:

• сможет упорядочить коллективную работу сотрудников с документами, исключив при этом возможность утери информации за счет сохранения старых версий документов при одновременной работе с ними;
• получит возможность сократить время, уходящее на поиск нужной информации, и как итог — существенно уменьшить общее время на обработку документов;
• улучшит качество обработки рабочих материалов (как то: проекты, договора, наборы документаций и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей;
• создаст единую базу по хранению архивной документации с ограниченным доступом к ней пользователей системы.

Вопросы, связанные с внедрением системы документооборота на вашем предприятии (или других систем документального учета на базе продуктов 1С: например, системы «Респект: Учет договоров», которая является универсальной программой для организации учета по договорной работе на предприятии и осуществления план-фактного анализа за исполнением договоров и выполнением клиентами своих финансовых обязательств) можно задать нам, любым удобным для Вас способом:

→  по телефону: 8 (4722) 37-11-15

→  по e-mail: it-belgorod@yandex.ru

→  по icq: 427027470

и мы поможем подобрать для Вас оптимальное по цене решение и рассчитать затраты на его внедрение в компании.